DJI-afdeling Crediteuren digitaliseert met ups en downs

Lees verder

De digitalisering op de financiële arbeidsmarkt gaat hard. Sylvain de Jong, medewerker Financiën & Rapportage op de afdeling Crediteuren, een team van bijna 40 man binnen de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), levert met zijn kennis van IT een belangrijke bijdrage aan de digitalisering van zijn afdeling. ‘We moeten niet angstig doen over nieuwe mogelijkheden.’

De Jong ziet in het bedrijfsleven dat de digitalisering grote veranderingen met zich meebrengt. ‘Er zijn bedrijven waar miljoenen facturen vrijwel geheel automatisch worden verwerkt’, zegt De Jong. ‘Over vijf tot tien jaar hebben veel boekhoudkantoren waarschijnlijk alleen nog maar accountants in dienst die spreadsheets bekijken, terwijl computergestuurde bots de administratie doen. Bij ons zal dat niet altijd mogelijk zijn, omdat wij ook specialistisch werk doen. Maar een groot deel van onze werkzaamheden is prima te digitaliseren.’

Efficiënte manier van werken
Een aantal jaar geleden ging de afdeling op zoek naar efficiëntere manieren van werken. Die ontwikkeling ging met ups en downs. ‘Tot ongeveer anderhalf jaar geleden probeerden we alles op te lossen met digitale programmatuur’, aldus De Jong. ‘De computers kauwden alles voor. Onze medewerkers waren alleen maar aan het controleren en goedkeuren volgens een strakke werkwijze.

De autonomie en het werkplezier gingen erop achteruit. En als een document afweek van de norm, dan was het een hoop gedoe om die alsnog in te passen in ons systeem.’ Reden voor de afdeling Crediteuren om hun aanpak te veranderen. De IT-toepassingen bieden nu vooral ondersteuning, waardoor mensen beter hun werk kunnen uitvoeren.

Breder inzetbaar
Dankzij de digitaliseringsslag zijn de medewerkers op de afdeling nu breder inzetbaar. ‘Tot ongeveer 3,5 jaar geleden had iedereen zijn eigen bedrijfsonderdeel waar hij verantwoordelijk voor was’, zegt De Jong. ‘Ging iemand op vakantie, dan was het lastig om hem of haar te vervangen. Iedereen deed zijn werk anders, waardoor we niet heel efficiënt waren.’ Dat is nu anders. Dankzij een nieuw opgezette kennisbank is er een uniforme werkwijze ontstaan.

”Digitalisering zorgt ook voor meer diversiteit in het werk.”

Waar mogelijk bieden computerscripts ondersteuning. ‘Een paar simpele processen zijn volledig gedigitaliseerd. Hierdoor kunnen medewerkers zich meer richten op de specialistischere taken. Ook zit er meer diversiteit in het werk. Anderhalf jaar geleden was iemand bijvoorbeeld dag in dag uit bezig met het inboeken van facturen. Nu kunnen we hier flexibeler mee omgaan. Na bijvoorbeeld een paar uur boeken, gaat hij verder met andere taken. ’s Ochtends maakt één van ons werklijsten, waarmee we zelf ons werk voor de dag op kunnen pakken. Dit gaat heel goed en wordt door het leeuwendeel van de collega’s als positief ervaren’, aldus De Jong.

Ingrijpende veranderingen
Door de digitaliseringsslag zijn de taken van werknemers op de afdeling Crediteuren aan het veranderen. Voor sommige zijn die veranderingen ingrijpend, zoals voor De Jong zelf. ‘Ik ben eigenlijk gewoon medewerker Financiën & Rapportage, maar door mijn affiniteit met IT ben ik veel bezig met het schrijven van scripts en het zoeken naar verbeteringen. Mijn werkgebied verandert omdat ik hier kennis van heb. Maar ook voor andere collega’s gaan de ontwikkelingen snel. Het werk evolueert en er ontstaan nieuwe mogelijkheden. Daar moeten we niet te angstig over doen. Aan de andere kant is een beetje nuchterheid ook goed.

Automatisering is niet de oplossing voor alles. Het dient vooral ter ondersteuning van werknemers. Zij zijn de experts. Ook moet digitalisering wat mij betreft in stappen worden ingevoerd: niet teveel veranderingen in één keer.’

Robotisering
Nu de nieuwe werkwijze zich in concept heeft bewezen, onderzoekt de afdeling de mogelijkheid om een administratierobot in te zetten. Dit is een computer die repeterend werk volledig zelfstandig uitvoert, zodat de werknemers zich nog meer op de complexere taken kunnen richten. ‘We hebben al een proefproject gedraaid en dat ging goed’, zegt De Jong. ‘De kans is groot dat de robotisering ook bij ons aanslaat, waardoor we over een aantal jaar veel minder mensen op de afdeling nodig hebben voor het daadwerkelijke boeken. Zij kunnen dan ingezet worden op andere gebieden. Veel mensen moeten dan meer digitaal onderlegd zijn en in hoofdlijnen snappen wat de bots allemaal uitvoeren. Natuurlijk worden sommige collega’s huiverig van dat toekomstbeeld, maar ik denk dat die trend met behulp van scholing en ontwikkeling vrij natuurlijk zal verlopen. Je kunt het leuk vinden of niet, maar de digitalisering is er en gaat hard. Ik zie dat wel positief in. Het menselijke werk zal er alleen maar diverser en leuker door gaan worden.’

Sylvian de Jong is werkzaam bij Dienst Justitiële Inrichtingen. Hij levert als medewerker Financien & Rapportage met zijn kennis van IT een belangrijke bijdrage aan de digitalisering van de afdeling Crediteuren.

“Digitalisering is er en gaat hard. Maar ik denk dat die trend met behulp van scholing en ontwikkeling vrij natuurlijk zal verlopen. Het menselijke werk zal er alleen maar diverser en leuker door gaan worden.”

Video
Delen

Uw naam

E-mail

Naam ontvanger

E-mail adres ontvanger

Uw bericht

Verstuur

Share

E-mail

Facebook

Twitter

Google+

LinkedIn

Contact

Naam

E-mail

Bericht

Verstuur

Aanmelden